You are here

PERMINTAAN PROPOSAL/ REQUEST FOR PROPOSALS (RFP): KONSULTASI TINJAUAN DAN PERBAIKAN KEBIJAKAN DI DIVISI OPERASIONAL WRI INDONESIA / POLICY REVIEW AND IMPROVEMENT CONSULTATION IN WRI INDONESIA’S OPERATIONS DIVISION

RINGKASAN PEMBELIAN/ SUMMARY OF PROCUREMENT

WRI Indonesia bermaksud untuk memberikan kontrak Harga Tetap (didukung oleh capaian & faktur) untuk pekerjaan konsultasi tinjauan dan perbaikan kebijakan di divisi operasional WRI Indonesia. Rincian lebih lengkap akan menyusul di bawah. / WRI Indonesia intends to award a Fixed Price (to be supported by deliverables & invoices) type contract for policy review and improvement consultation in WRI Indonesia’s operations division. More extensive details will follow below.

Tujuan dari pekerjaan konsultasi ini adalah: / The objectives of this consulting work are:

  1. Mewujudkan kebijakan yang lebih efektif, efisien, lengkap & memadai dan juga selaras dengan semua area yang ada di Divisi Operasional. / Realizing policies that are more effective, efficient, complete & adequate and also in line with all areas in the Operational Division.

  2. Meningkatkan tata kelola Divisi Operasional di WRI Indonesia sehingga lebih mampu mendukung pelaksanaan proyek organisasi. / Improving the governance of the Operations Division at WRI Indonesia so that it is better able to support the implementation of organizational projects.

Untuk melaksanakan pekerjaan tersebut WRI Indonesia akan bekerjasama dengan Penyedia Jasa (Vendor) yang berpengalaman dalam bidang konsultasi manajemen operasional dan penyusunan kebijakan operasional organisasi khususnya NGO. / To carry out these work, WRI Indonesia will cooperate with service providers (Vendor) who are experienced in the field of operational management consulting and the preparation of organizational operational policies, especially NGOs

Vendor yang terpilih akan menyerahkan capaian untuk disetujui dan bekerja sama dengan tim WRI Indonesia. Kontrak akan ditandatangani oleh WRI Indonesia dan akan dibayarkan dari rekening WRI Indonesia, mengikuti peraturan Indonesia. / The chosen vendor will submit deliverables for approval to and work closely with the WRI Indonesia team. The contract will be signed by WRI Indonesia and will be paid from WRI Indonesia accounts, following Indonesia regulations.

Tentang WRI Indonesia/ About WRI Indonesia

WRI Indonesia adalah organisasi penelitian independen yang berdedikasi untuk berkontribusi pada pembangunan sosial ekonomi Indonesia secara inklusif dan berkelanjutan. Pekerjaan kami difokuskan pada enam bidang utama: hutan, iklim, energi, kota dan transportasi, tata kelola, serta laut. Kami mengaktualisasikan gagasan-gagasan besar menjadi aksi nyata pada titik temu yang menghubungkan lingkungan dengan peluang ekonomi dan kesejahteraan manusia. / WRI Indonesia is an independent research organization dedicated to contributing to the socioeconomic development of Indonesia in an inclusive and sustainable way. Our work is focused on six main areas: forests, climate, energy, cities and transportation, governance, as well as ocean. We turn big ideas into action at the nexus of environment, economic opportunity, and human well-being.

Didirikan pada Januari 2014 dengan kantor pusat di Jakarta, WRI Indonesia berafiliasi dengan World Resources Institute, lembaga kajian lingkungan global berbasis di Washington D.C. WRI memiliki jaringan penelitian yang beranggotakan lebih dari 450 tenaga ahli dan staf di lebih dari 50 negara, dengan kantor di Tiongkok, India, Indonesia, Eropa, dan Amerika Serikat. Di Indonesia, kami telah mengerjakan proyek bersama dengan mitra-mitra kami selama lebih dari 20 tahun, dan WRI Indonesia didirikan untuk membangun keberadaan dalam negeri yang kuat, membuat formal kemitraan yang telah terbentuk, serta memperkuat penelitian lapangan kami./ Established in January 2014 with its headquarter in Jakarta, WRI Indonesia is a non-profit research organization affiliated with the World Resources Institute, a global environmental think tank based in Washington D.C. WRI has a research network of over 450 experts and staff in more than 50 countries with offices in China, India, Indonesia, Europe and the United States. In Indonesia, we have run projects with partners for over 20 years, and WRI Indonesia was formally launched to build a robust in-country presence, to formalize existing partnerships, as well as strengthen our research on the ground.

Tentang Divisi Operasional / About the Operation Division

Keberhasilan WRI Indonesia dalam melaksanakan proyek dan mencapai visi misi organisasi merupakan tanggungjawab bersama antara divisi program dan operasional. Kedua diivisi perlu bekerjasama dan saling mendukung agar proses pekerjaan dapat berjalan lancar, mencapai tujuannya dan tetap sesuai dengan kebijakan WRI Indonesia dan peraturan yang tertera pada perjanjian dengan Donor. / WRI Indonesia's success in implementing projects and achieving the organization's vision and mission is a shared responsibility between the program and operational divisions. The two divisions need to work together and support each other so that the work process can run smoothly, achieve its goals and remain in accordance with WRI Indonesia policies and regulations stated in the agreement with Donors.

Operasional merupakan salah satu fungsi strategis WRI Indonesia dan memiliki kepentingan untuk memastikan organisasi dapat bertahan secara jangka panjang dalam kondisi yang baik. Salah satu caranya adalah melalui pengaturan proses bisnis agar terarah dan terkendali. Proses bisnis tersebut tertuang di dalam suatu kebijakan. / Operations is one of WRI Indonesia's strategic functions and has an interest in ensuring the organization can survive in the long term in good condition. One way is through setting business processes so that they are directed and controlled. The business process is contained in a policy.

Divisi Operasional WRI Indonesia memiliki 4 (empat) area besar yang saling berhubungan yaitu Grants & Contract, Finance & Accounting, Procurement & Facilities dan HRD. Masing-masing area mempunyai kebijakan yang menjadi panduan baik bagi staff divisi operasional sendiri maupun bagi staff program dalam melakukan proses bisnis yang berkaitan dengan Divisi Operasional. / WRI Indonesia's Operational Division has 4 (four) major interconnected areas, namely Grants & Contracts, Finance & Accounting, Procurement & Facilities and HRD. Each area has a policy that serves as a guide for both operational division staff and program staff in carrying out business processes related to the Operations Division.

Seiring dengan perkembangan WRI Indonesia, Divisi Operasional akan mengadakan tinjauan, perbaikan dan penyelerasan terhadap kebijakan yang sudah dimiliki saat ini. / Along with the development of WRI Indonesia, the Operations Division will conduct a review, improvement and alignment of the policies that are currently in place.

LINGKUP PEKERJAAN DAN KELUARAN/CAPAIAN KERJA / SCOPE OF WORK AND OUTPUTS/DELIVERABLES

  1. Peninjauan terhadap kebijakan – kebijakan yang ada di Divisi Operasional yaitu: / Review of existing policies in the Operations Division, namely:

    1) Kebijakan Perjalanan Dinas / Travel Policy

    2) Kebijakan Tunjangan Perjalanan Pihak Ketiga / Third Party Allowance Policy

    3) Kebijakan Pengadaan barang dan jasa/ Procurement Policy

    4) Kebijakan Pengelolaan Aset dan Peralatan / Asset & Equipment Management Policy

    5) Kebijakan Konsumsi Rapat / Consumption for Meeting Policy

    6) Kebijakan Fasilitas Teknologi Informasi / IT Facilities Policy

    7) Kebijakan Transaksi uang muka/ Cash Advance Policy

    8) Kebijakan Grant dan subgrant / Grants and Subgrants Policy

    9) Kebijakan pelaksanaan pertemuan virtual / Virtual Meeting Policy

    10) Kebijakan Pengelolaan Penerimaan Karyawan / Employee Recruitment Policy

    11) Kebijakan Pengelolaan Remunerasi dan Benefit Karyawan / Employee Remuneration and Benefit Policy

    12) Kebijakan Pengelolaan Penyampaian Keluhan Karyawan/ Employee Grievance Management Policy

    13) Kebijakan Teleworking/ Teleworking Policy

    14) Kebijakan Remote Working / Remote Working Policy

    15) Kebijakan Anti Perundungan / Anti Bullying Policy

    16) Kebijakan Pengelolaan Kontrak Karyawan / Employee Contract Management Policy

    17) Kebijakan Pemagangan / Internship Policy

    18) Kebijakan Pendelegasian Wewenang/Pemisahan Tugas / Segreration of Duty Policy

    19) Kebijakan Keuangan WRI Indonesia / WRI Indonesia Finance Policy

    Peninjauan meliputi: / The review includes:

    -Konsistensi penggunaan terminology/istilah dan perbaikan nomenklatur/ Consistency of terminology/terms usage and improvement of nomenclature

  • Konsistensi antar kebijakan / Consistency between policies

  • Kewenangan pemegang/otoritas kebijakan / Authority of policy holder/authority

  • Struktur persetujuan, pengawasan dan control atas pelaksanaan kebijakan / Structure of approval, supervision and control over policy implementation

  • Analisa atas overlapping kebijakan, tumpang tindih kewenangan dan kekosongan kebijakan/kelemahan kebijakan. / Analysis of policy overlaps, overlapping authorities and policy vacancies/policy weaknesses

  • Kesesuaian kebijakan terhadap peraturan/undang-undang di Indonesia yang ada dan terkait. / Policy compliance with existing and related regulations/laws in Indonesia.

  1. Merekomendasikan perbaikan pada kebijakan- kebijakan tersebut berdasarkan hasil peninjauan, konsultasi dan koordinasi erat dengan tim operasional WRI Indonesia. / Recommend improvements to these policies based on the results of review, consultation, and close coordination with WRI Indonesia's operational team.

  2. Merekomendasikan dan melakukan drafting kebijakan – kebijakan baru hasil perbaikan, yang lebih efektif, efisien, lengkap & memadai dan juga selaras dengan semua area yang ada di Divisi Operasional. / Recommending and drafting new improved policies, which are more effective, efficient, complete & adequate, and also in line with all areas in the Operations Division.

No. Aktivitas/ Activity Capaian/ Deliverables Periode Pekerjaan/ Work Periode
1. Pengenalan WRI Indonesia secara umum dan Divisi Operasional secara khusus / Introduction to WRI Indonesia in general and the Operational Division in particular Pemahaman ToR, cara kerja, kesepakatan timeline / Understanding ToR, how it works, timeline agreement Minggu ke-2 bulan Maret 2022 / 2 nd week of March 2022
2. Analisa kebijakan sesuai dengan cakupan peninjauan / Policy analysis according to scope of review Presentasi temuan-temuan awal dari hasil analisa kebijakan dan rekomendasi perbaikan / Presentation of preliminary findings from the results of policy analysis and recommendations for improvement Minggu ke-1 bulan April 2022/ 1 st week of April 2022
3. Perbaikan Kebijakan sesuai persetujuan dan kesepakatan / Policy Improvement according to agreement Laporan hasil tinjauan dan rekomendasi perbaikan yang kemudian didiskusikan dengan tim Operasional WRI Indonesia dan mendapat persetujuan dan kesepakatan atas hasil tinjauan dan rekomendasi perbaikan draft awal Kebijakan yang telah diperbaiki. / Report on the results of the review and recommendations for improvement which were then discussed with the WRI Indonesia Operations team and received approval and agreement on the results of the review and recommendations for improvement the initial draft of the revised Policy. Minggu ke-2 bulan Mei 2022 / 2 nd week of May 2022
4. Perbaikan – perbaikan/ Improvements Final dokumen kebijakan yang telah diperbaiki / Final revised policy document Minggu ke-4 bulan Mei 2022 / 4 th week of May 2022

WAKTU/ TIMING

Pekerjaan dilakukan pada bulan Maret - Juni 2022. Koordinasi dalam proses kegiatan dapat dilakukan secara online dan offline. / The work will be carried out in March - June 2022. Coordination in the process of activities can be carried out online and offline.

ANGGARAN/ BUDGET

Anggaran untuk pekerjaan ini adalah maksimal Rp. 150.000.000. Anggaran sudah termasuk kewajiban pajak yang berlaku dari masing-masing pihak. The budget for this work is capped at IDR 150.000.000. The budget includes the applicable tax obligations of each party.

PANDUAN PENYERAHAN PROPOSAL / GUIDELINES FOR PROPOSAL SUBMISSION

Persyaratan/ Requirements

Vendor yang terpilih harus dapat menunjukkan kapasitas dalam pekerjaannya, yaitu:/ The selected vendor will be able to demonstrate capacity in similar work, particularly:

  1. Teknis/ Technical

    • Berpengalaman dan mempunyai portofolio, dan proyek sebelumnya dalam menyediakan layanan konsultasi manajemen untuk manajemen strategis. / Experienced and have portfolio, and previous projects in providing management consulting services for strategic management

    • Memahami proses bisnis organisasi non-profit merupakan nilai tambah / Understanding the business processes of non-profit organizations is a plus

    • Berpengalaman dalam Analisa kebijakan organisasi / Experienced in organizational policy analysis

    • Kemampuan untuk membandingkan dan mengubah proses bisnis saat ini menjadi lebih baik untuk meningkatkan efektivitas. / Ability to compare and change current business processes for the better to increase effectiveness.

  2. Hukum / Law

    • Penyedia Jasa adalah perusahaan yang berbadan hukum di Indonesia / Service Provider is a company incorporated in Indonesia

  3. Lain-lain / Others

    • Kemampuan untuk memberikan konsultasi penuh selama dan setelah (maksimal satu bulan) periode kontrak pekerjaan. /Ability to provide full consultation during and after (maximum one month) the employment contract period.

    • Kemampuan untuk memahami maksud dan kebutuhan tim operasional secara rinci. / Ability to understand the operational team's intent and needs in detail.

    • Kemampuan untuk mengomunikasikan proses pengembangan, ide, dan solusi dengan jelas dan efektif kepada tim operasional / Ability to clearly and effectively communicate development processes, ideas and solutions to the operational team

Isi proposal / Proposal content

Calon Vendor harus menyerahkan: / Prospective vendors should submit:

• Profil Perusahaan (termasuk upaya keberlanjutan); / Company Profile (including sustainability efforts);

• Pernyataan minat yang menjelaskan tentang tim yang diusulkan dan bagaimana tim tersebut dapat memenuhi persyaratan di atas; / A statement of interest describing the proposed team and how it meets the above requirements;

• CV anggota tim; / CVs of team members;

• Contoh dan referensi pekerjaan yang serupa sebelumnya; / Examples of and references for similar previous work;

• Garis besar metodologi dan rencana kerja yang diusulkan; / An outline of the proposed methodology and workplan;

• Anggaran yang diusulkan dalam format excel (.xls, .xlsx) dengan rincian biaya yang cukup untuk penilaian kewajaran dan kepatuhan terhadap persyaratan penyandang dana kami - ATAU jika mengusulkan kontrak Harga Tetap, maka sertakan jadwal pembayaran kompetitif yang mengaitkan jumlah dengan pencapaian pekerjaan. / A proposed budget in excel (.xls, .xlsx) format with a breakdown of costs sufficient to assess reasonableness and compliance with our funder requirements - OR if proposing for a Fixed Price contract, a competitive payment schedule associating amounts with work milestones.

• Pernyataan kepatuhan hukum perusahaan, silakan unduh pernyataan disini /Statement of corporate legal compliance, please download the statement here.

Pernyataan Minat, Tenggat waktu untuk pertanyaan dan Proposal / Expression of Interest, Deadline for Questions, and Proposal

• Pernyataan minat dan pertanyaan tentang RFP ini harus dikirim melalui email ke kontak di bawah ini paling lambat pada hari Rabu, tanggal 9 Maret 2022 pukul 17:00. Jawaban atas pertanyaan akan diberikan kepada semua calon vendor yang telah mengajukan pertanyaan atau menyatakan minat. / All expressions of interest and questions about this RFP must be received via email to the contact below by Wednesday, March 9th, 2022, at 17:00. Answers to the questions will be shared with all parties who have asked questions or otherwise expressed interest

Nama Kontak: Procurement WRI Indonesia/ Contact Name: Procurement WRI Indonesia

Jabatan: Procurement WRI Indonesia/ Title: Procurement WRI Indonesia

Alamat email /Email address: procurement-indonesia@wri.org

Nama Kontak: / Contact Name: Srikandi Hidayati

Jabatan: Jabatan PIC / Project Title: Office Administrator

Alamat email / Email address: srikandi.hidayati@wri.org

• Semua proposal harus dikirim paling lambat Rabu, tanggal 9 Maret 2022 pukul 17:00 dalam format elektronik ke kontak yang sama yang tercantum di atas. / All proposals must be sent by Wednesday, March 9th, 2022, at 17:00 in electronic format to the same contact listed above.

EVALUSI DAN SELEKSI/ EVALUATION AND SELECTION

Kriteria Evaluasi/ Evaluation Criteria

Elemen-elemen berikut akan menjadi pertimbangan utama dalam penilaian proposal yang diserahkan untuk RfP ini / The following elements will be the primary considerations in evaluating all proposals submitted in response to this RFP:

  • Kelengkapan seluruh elemen yang dipersyaratkan (kualitas proposal) / Completion of all required elements (proposal quality);

  • Sejauh mana proposal yang diserahkan memenuhi persyaratan yang ditetapkan WRI Indonesia dan menunjukkan pemahaman yang komprehensif tentang isu yang dimaksud; / The extent to which the vendor’s proposal fulfills WRI Indonesia stated requirements as set out in the RFP and demonstrates an understanding of the issues at hand

  • Pengalaman dengan proyek/pekerjaan sejenis (portfolio proyek);/ Experience with similar projects (project portfolio);

  • Keseluruhan biaya dalam proposal yang diajukan (nilai uang)./ Overall cost of the vendor’s proposal (value for money).

Calon Vendor yang menawarkan nilai terbaik secara keseluruhan akan dipilih. Untuk pengadaan ini, aspek harga dan non-harga dinilai sama pentingnya. / The bidder offering the best overall value will be selected. For this procurement, price and non-price aspects are considered to be of approximately equal importance.

Proses Seleksi / Selection Process

Biaya-biaya yang timbul dalam pengembangan proposal tidak dapat ditagihkan ke WRI Indonesia dan seluruh biaya ditanggung oleh calon Vendor. WRI Indonesia dapat memilih calon vendor dengan nilai terbaik tanpa diskusi. Namun demikian, WRI Indonesia memiliki hak untuk mendapatkan klarifikasi dan bernegosiasi dengan para calon vendor yang menawarkan harga yang kompetitif. / No proposal development costs shall be charged to WRI Indonesia and all expenses are to be borne by the bidders. WRI Indonesia may award to the bidder offering best value without discussions. However, WRI Indonesia reserves the right to seek bidder clarifications and to negotiate with those bidders deemed to be within a competitive range.

WRI Indonesia dapat, atas keinginannya sendiri dan tanpa penjelasan kepada calon vendor, untuk menghentikan kegiatan pengadaan ini tanpa kewajiban apapun terhadap para calon vendor. / WRI Indonesia may, at its discretion and without explanation to the prospective vendors etc., choose to discontinue this RfP without obligation to such prospective vendors.

Stay Connected

Sign up for our newsletters

Get the latest commentary, upcoming events, publications, and multimedia resources. Sign up for the monthly WRI Indonesia newsletter.